18 juin 2015

Planifier sa semaine

Planifier sa semaine pour gagner en productivité

J’avais déjà abordé le sujet dans l’article « commencer sa semaine du bon pied » et je voudrais aujourd’hui revenir sur la partie planification.Si vous avez l’impression d’avoir constamment une tonne de choses à faire mais que vous ne parvenez pas à effectuer toutes vos tâches, que les semaines passent et vous vous sentez de plus en plus submergés, peut-etre  souhaitez- vous vous attaquer à un nouveau projet mais vous n’en trouvez pas le temps, cet article vous intéressera sûrement.

Il n’y a qu’une solution pour arriver à y voir plus clair et se dégager du temps : planifier sa semaine. Une fois par semaine, prenez le temps de vous asseoir pour évaluer la semaine à venir plutôt que de la subir.  Je sais que ce n’est pas fun mais vous gagnerez en productivité.

Pour vous donner une idée je vais détailler ce que je fais durant ma « session de planning » qui a lieu généralement le dimanche soir.

Au préalable en début de mois, je revois mes objectifs annuels. J’effectue aussi un grand « Brain dump » , c’est-à-dire que je vide ma mémoire et que je note tout ce qui me vient sur 3 feuilles de papier correspondants à 3 catégories :

  • Les tâches à faire pour le mois en cours (achats , cadeaux, famille , vie sociale, loisirs…)
  • Les tâches à faire pour la maison (taches ménagères non récurrentes, réparations…)
  • Les taches pour le blog

tâches du mois filofax

Ces listes sont complétées au fur et à mesure. Je prépare également mon budget pour le mois.

Chaque dimanche lors de ma session planning :

  • Je commence par regarder la semaine écoulée : ce que je n’ai pas eut le temps de faire et pourquoi? Les tâches t sont reportées sur la semaine à venir si besoin.
  • Je compare et synchronise mon calendrier papier et mon calendrier électronique ( composé d’un calendrier personnel et un calendrier familial que je partage avec mon mari – les deux s’affichent ensemble).  Je vérifie les rendez-vous, les sorties prévues, les anniversaires de la semaine. Je jette aussi un œil à la semaine suivante pour vérifier qu’il n’y a rien à anticiper.
  • Je vérifie mon budget de la semaine, les éventuelles factures à payer et je note les échéances dans mon agenda.
  • Je vérifie ma liste de courses et je tente de déterminer le jour le plus propice pour les faire.
  • Sur la base de ma liste mensuelle, j’évalue ensuite ce que peux faire cette semaine et quand je souhaite le faire surtout s’il s’agit d’un projet sur lequel je souhaite travailler. Par exemple, je me fixe des plages horaires pour travailler sur mon blog.
  • Je traite finalement le courrier (trié régulièrement mais sauf urgence je ne le traite qu’une fois par semaine). Tous les documents à traiter dans la semaine restent dans mon agenda. Je classe tous les autres documents.

Planifier sa semaine

Et voilà ma semaine est planifiée! Cela semble long mais je n’y passe finalement qu’une quinzaine de minutes et je gagne beaucoup de temps dans ma semaine! Chaque jour, je revois mon planning et l’ajuste lorsque nécessaire.

A noter: Pour une planification réussie, il faut bien évaluer le temps nécessaire pour chaque tâche (voyez même large).  Il n’y a rien de plus frustrant que d’aller se coucher avec une liste inachevée par manque de temps. De plus, vous n’avez pas besoin d’un agenda papier : Vous pouvez très bien planifier avec un agenda électronique (Outlook, Gmail…).

Et vous, planifiez-vous votre semaine? Avez-vous des astuces pour gagner en productivité?

Sabine - Bee Organisée

 

SOURCE :  http://www.beeorganisee.com/planifier-sa-semaine-pour-gagner-en-productivite/

Posté par solang7 à 10:31 - - Commentaires [0] - Permalien [#]
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