Késako ?

Tirée du livre de David Allen publié en 2001du même nom, cette méthode qui fait des émules, s’articule autour de différents types de listes et s’organise autour de 5 types de tâches à effectuer : collecte, traitement, organisation, passage en revue et passage à l’action.

David Allen, son auteur, est un coach qui a développé et surtout appliqué sa méthode dans de nombreuses entreprises et sur de nombreux managers. Il travaille dans ce domaine depuis une vingtaine d’années. Avant de mettre tout ça en oeuvre, il faut prendre quelques heures pour mettre en place le système car par exemple la tâche collecte est assez longue à effectuer. Et après, il n’y a plus qu’à se lancer !

La méthode fonctionne avec des “piles de choses à faire”. Chaque action en haut de la pile est notée comme étant l'action suivante à achever le plus rapidement possible. Les actions peuvent selon les cas être regroupées par projets, par localisation et/ou par créneaux horaires. Elles peuvent aussi être supprimées ou déléguées.

Comment ça se présente ?

Les outils sont très simples et correspondent souvent à ce qui se trouve déjà sur notre bureau : un calendrier, des dossiers, une agrafeuse, des trombones, un stylo et du papier ou votre ordinateur… Le tout, est de vous servir d’un support que vous avez l’habitude d’utiliser et de consulter. Pensez à dégager de l’espace pour mettre le panier d’arrivée (une corbeille de bureau) dans lequel ce qui est collecté sera trié.

Les 5 tâches

Et oui, pour mieux gérer, il faut apprendre à classer ce que l’on doit faire, connaître ses priorités du moment, savoir si on peut les faire sur le lieu où l’on est…

La collecte, ou plutôt les collectes : la collecte physique et la collecte mentale. Pour la collecte physique, il faut regarder autour de soi (bureau,placards), et regrouper tout ce qui entraîne une action (un objet à réparer, …). Pour la collecte mentale, il faut essayer de noter sur des feuilles toutes les tâches qui nous viennent en tête et les mettre dans le panier d’arrivée. Cette phase de collecte peut prendre du temps et les idées risquent de se présenter dans le désordre, c’est pourquoi il vaut peut-être mieux faire ceci durant un week-end.

Seconde tâche : le traitement des données présentes dans le panier d’arrivée. Et là, la question se pose à chaque papier : qu’est ce que c’est ? Est-ce que c’est à faire ? Et si il faut le faire, demandez vous si il faut le faire tout de suite, le déléguer à quelqu’un d’autre ou le différer ?

Commencez aussi par les choses rapides, prenant seulement quelques minutes. Si elle prend plus de 2 minutes, il faut soit la déléguer et l’écrire dans la liste d’attente, soit la différer en l’écrivant sur la liste des prochaines actions ou dans le calendrier si c’est à une date précise.

L’organisation nous manque souvent et c’est généralement à cause de cela que l’on se sent débordé et dépassé par les événements. Les catégories de base de l’organisation dans la méthode GTD sont : la liste de projets, le calendrier, la liste des prochaines actions, la liste d’attente et la liste “un jour / peut-être”. C’est pourquoi, les listes de tâches sont organisées par contexte ce qui permet de regrouper les tâches de même nature ou qui s’exécutent au même endroit pour les effectuer plus vite.  Créez vous une fiche spécifique à chaque context (maison, course, travail, …) afin de retrouver rapidement ce que vous avez à faire.

On se trouve 1 ou 2h par semaine, pour passer en revue ce que l’on doit faire, et refaire du trie pour une semaine. Tout est possible à condition d’être toujours à jour, toutes les choses à faire sont listées pour que vous vous y retrouviez. Sachez que si la tâche collecte est bien faite la première fois, tout ceci vous prendra bien moins de temps par la suite ! Bien entendu, il faut aussi passer en revue sa liste au quotidien pour savoir ce que vous devez faire ce jour ou le lendemain.

Une fois toutes les actions définies et classées, vous pouvez vous concentrer sur leur réalisation. Vous êtes immédiatement capable d’identifier les actions à faire en priorité en fonction du contexte et du moment. Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action !

Le saviez-vous ?

En ce qui concerne les mails, la méthode GTD préconise de n’ouvrir sa boîte mails que si l’on a le temps de répondre aux mails, et de classer un maximum tous les mails.

 

 



Source Bloc.com : http://www.bloc.com/article/travail/pratique/methode-gtd-2009-06-05.html#ixzz3LDkGAR00