Methode d'organisation

S'organiser

                


On reste positive 

La première étape pour ne pas paniquez et se décourager, c’est d’être confiance et positive sur nos capacités de réalisation. Même si le travail qu’il vous reste à faire ou même si les tâches s’accumulent, on regarde derrière soi. Une fois qu’on réalise tout se que l’on a déjà fait, on se félicite pour ce travail. Se complimenter prouve que l’on a déjà accompli du chemin et que l’on est capable de continuer dans cette voix. 
 
 

Pourquoi ne pas s’offrir des « bons » ? A chaque nouvelle étape réalisée avec succès, on a le droit de se faire un petit cadeau. La liste des tâches administratives à été rayées ? Bravo ! On mérite bien un « bon pour un éclair au chocolat » ou un « bon pour un massage des pieds ». Soyez inventive et faites vous plaisir. 
 
 

On range son espace de travail 

Vous avez eu un nouvel ordinateur pour Noël ? Une chance et une motivation pour ranger le bureau sur lequel ce dernier trônera en toute fierté. On procède par étape et on fait un tri entre ce qui doit être conservé et ce qui va droit à la poubelle. 
 
 

Avant de commencer, faites quelques emplettes économiques qui vous aideront dans cette tâche pénible. Des classeurs pour les papiers, des chemises pour les factures, des boites si vous n’avez pas assez de tiroirs et éventuellement une nouvelle bibliothèque « Billy » chez Ikea pour placer livres et trieurs. 
 

Soyez sans pitié, vos vieux cahiers de CE2, les journaux que vous gardiez pour les lire un jour, ou les bibelots sans intérêts qui prennent la poussière, tout ça n’a plus sa place sur votre bureau. Néanmoins garder les factures et les justificatifs d’achat, les garanties et les modes d’emploi qui peuvent servirent dans l’avenir. 
 
 

On prépare des « do-listes »

Pour ne rien oublier et pour se libérer la tête, il faut noter toujours et encore. Un post-it sur le frigo, un bloc note sur le bureau, un carnet prévu à cet effet… peut importe le style, tout fonctionne à condition ne rien égarer. 
 
 

Notre idée pratique et simple : des post-it virtuels sur le bureau de votre ordinateur. Vous choisissez la couleur, la typo pour les personnaliser. Ils servent pour les choses à faire en priorité.  
 

A télécharger : Freebie Notes 
 

Pour tout ce qui n’est pas urgent, mais qui mérite de rester graver sur une feuille de papier, voici notre conseil. Lorsqu’on écrit tout ce que l’on doit faire, il est important d’être honnête envers soi-même. Le coup de fil désagréable que vous devez passer ou la démarche administrative qui reste en suspend… notez-les sérieusement. Les « do-listes » ne servent pas uniquement pour les choses désagréables, mais elles en contiennent. 
 
 

L’astuce d’une bonne liste par Richard Templar dans son livre « S’organiser sans se fouler» : Pour ne pas se décourager en relisant une liste, celle-ci doit toujours débuter par 3 points : « une chose vraiment rapide et facile, une chose plaisante, une chose déjà faite ». Une fois que les premiers pas seront bouclés vous serez encouragé pour la suite. 
 
 

 
 

Petite idée simple et pratique : Pensez à avoir un petit carnet dans votre sac à main qui ne prend pas de place, avec un stylo. Si une idée vous vient pour pourrez toujours la coucher sur le papier. 
 
 

On s’organise informatiquement

Vous être accro à votre smartphone et vous checkez vos mails ou messages toutes les 5 minutes ? Ok, on est pareil. Mais à l’heure de bosser on doit laisser de côté ces mauvaises habitudes et se prendre en main. Alors première étape, on met son portable en silencieux et on le laisse dans son sac pour ne pas être tenté. 
 
 

Une fois devant l’écran de son ordi, on regarde ces mails et on les ouvre TOUS. Pas question de laisser la boîte réception se remplir à ras bord. On trie, on supprime et on classe. Pour cela arrêtez d’utiliser hotmail ou gmail, télécharger gratuitement Outlook ou Thunderbird. Il s’agit de logiciels spécialement pensés pour trier et organiser ses mails. Ils sont très simples d’installation et d’utilisation. 
 
 

Astuce de geekette : Installer des filmes antispams efficaces pour éviter d’être assiégé de tout côté. 
 
 

Vous pourrez ainsi classer les mails dans des dossiers et des sous-dossiers, les assigner une étiquette correspondant à un code couleur (urgent, perso, pro, etc.) et vous les consulterez facilement en fonction de vos recherches. 
 
 

Idée simple et qui fait gagner du temps : ayez une adresse de courriel perso et une autre pro. 
 
 

Aussi arrêter de disposer n’importe comment vos dossiers sur le bureau ou dans vos « documents ». Soyez pragmatique et trier par date ou thématique. Par exemple : vous travailler sur un document Word X, placez-le dans le dossier du mois de Janvier, lui-même placé dans le dossier de l’année 2011. 
 
 

Pensez aussi à faire un dossier Administratif pour chaque année et scannez vos papiers importants afin d’en garder une trace informatique et de l’imprimer en double si besoin. 
 
 

On garde le rythme

Oui, oui on est en Janvier et on est pleine de bonnes intentions ! Mais faites en sorte de persévérer sur le long terme. On entend par là sur toute l’année. Une fois que la machine est en route et que les bonnes habitudes ont été prises, on les garde. 
 
 

Le B.a.-ba c’est de posséder un agenda et de le tenir assidument jour après jour.Préférez un semainier (une double page = une semaine) pour avoir une vue d’ensemble sur la semaine à venir plus rapide. Et prenez un format « affaire » ou « ministre », c’est plus encombrant mais on peut y noter plus de choses sans faire pates de mouches. 
 
 

Pareil pour les contacts. C’est bien joli d’avoir une liste de contact sans fin sur son téléphone portable, mais si vous le perdez ou qu’il vous claque dans les mains, comment vous faites ? La technologie c’est pratique, mais il ne faut compter uniquement sur elle. Penser tous les 3 mois à recopier les nouveaux numéros sur un répertoire papier que vous garderez précieusement à la maison en cas de problème. Et notez les numéros de portable des personnes à joindre en cas de soucis sur votre agenda. Si vous n’avez plus de batterie en pleine journée, vous aurez les numéros, à vous de trouver un téléphone dispo. 
 

Enfin on arrête VRAIMENT de remettre tout à plus tard ! Être une reine de l’organisation, c’est savoir prévoir, anticiper, mais aussi réagir en cas d’imprévu. Si une contrariété nous bloque le passage, ne la mettez pas de côté. Si vous vous forcez pour une chose qui vous déplait, vous serez encore plus motivées pour faire ce qui est moins pénible. Et votre conscience pourra dormir tranquille. 
 

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solange

METHODE D ORGANISATION JAPONAISE



Cette méthode nous vient du japon. Elle vous offre de véritables perspectives de changement dans votre vie. Je peux vous faire une grande promesse. Appliquez-la pendant 3 semaines. Vous constaterez des évolutions très positives dans votre vie. Vous l'adopterez vite comme une "vraie philosophie de vie".

méthode kaizen Mieux ! Elle s’applique à tous les domaines de sa vie. Je classe la méthode Kaïzen comme une excellente méthode de développement personnel. Elle peut changer radicalement et positivement votre vie.

Son principe est simple :

L’amélioration constante

Sa base :

Un « petit » changement supplémentaire chaque jour !

Comme le précise Bill Marchesin :

"La méthode japonaise Kaïzen qui se résume à faire de petites actions pour se rapprocher de son but. Pourquoi de petites actions ? Parce qu'il est plus facile d'y arriver et que l'être humain et moins porté à se décourager."


 Un changement très doux et progressif

Supposons que vous êtes désordonné. Si vous essayez en quelques jours de vous changer en un as du rangement et de l’ordre, vous aurez du mal ! Vous abandonnerez très vite et la confiance en vous risque d’en souffrir. Maintenant, si vous appliquez la méthode Kaïzen, vous modifierez juste un tout petit comportement chaque jour.


Vous commencerez par le stylo que vous ne rebouchez pas après son utilisation. Demain, vous vous efforcerez de ranger les crayons. Puis, le surlendemain, vous classerez quelques feuillets. Ensuite, vous passerez à un dossier. Puis, deux, etc.… En un trimestre, votre pièce de travail est rangée au carrée. Vous êtes devenu ordonné - sans effort !

Si vous fumez, vous supprimez une cigarette par jour. Rien de plus facile. En tout cas, rien à voir avec la suppression totale. Le sevrage se fera en douceur.


 Vous voulez être plus performant au travail ?

Essayez de gagner « quelques secondes » sur votre emploi du temps. Oui quelques secondes, pas plus ! Demain, vous essayerez de gagner encore une dizaine de secondes. Imaginez le changement à la fin du trimestre.

Vous avez un projet ! Bravo ! Mais vous « voyez » mentalement l’ampleur de la tâche. Cela peut vous décourager rapidement. Vous abandonnez. Oui mais, vous appliquez maintenant la méthode Kaizen… Pour votre plus grande réussite. Et oui, vous vous fixez de faire une toute petite action NOUVELLE chaque jour. Petite je dis bien ! 

Ces petites initiatives, qui ne vous demandent pas beaucoup d’énergie, représentent une masse de travail colossal sur plusieurs mois. Votre projet avance et vous le voyez ainsi se construire de jour en jour.


Par exemple, vous rêvez d’écrire un livre. Waaaaa, 350 pages ! Vous avez des idées, mais… 350 pages, non vraiment, c’est trop. Appliquez la méthode Kaïzen. Une page par jour. C’est l’objectif ! Pas plus. A la fin de l’année (c’est court une année) vous avez presque réalisé votre rêve - Écrire un livre -.

Vous souhaitez augmenter votre culture ! Ces piles de livres dans la bibliothèque ne vous encouragent guère à commencer. C’est vrai, mais 2 pages consultées chaque jour vous demandent 2 minutes. Que représente pour vous 2 minutes d’études ? Rien ! Et pourtant, en un mois, c’est un "stock" de connaissances nouvelles supplémentaires. Faites le calcul sur 3 ans…


 Un tout petit changement à peine perceptible chaque jour ! 

Vous constatez que vous avez des habitudes alimentaires que vous devez changer. Mais, vous pensez que vous n'aurez pas le courage d'opérer des changements radicaux dans vos repas. Là encore, la méthode ¨Kazen vient à votre secours. Changez chaque jour votre façon de vous alimenter en changeant de façon quasi imperceptible. Supposez que vous ne consommez pas assez de fruit dans votre équilibre alimentaire. Décidez de consommer une toute petite portion de fruit. Puis, augmentez-là - très progressivement jour après jour.


Les Japonais utilisent cette technique pour leurs plus grands profits.

En effet, il est difficile de changer rapidement. Mais de toutes petites améliorations journalières sont à votre portée. Dans tous les domaines de votre vie. De petits changements journaliers, même infimes, représentent des évolutions considérables sur une année par exemple. Et que dire sur 3 ans.

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solange

Et

POUR SE FIXER DES HABITUDES

 Certaines personnes trouvent la motivation et l’énergie nécessaire pour effectuer régulièrement une tâche donnée. Ils s’y tiennent d’ailleurs pendant plusieurs jours et puis soudainement s’arrêtent.

Par exemple, ils se sont fait la promesse de classer les papiers aussitôt qu’ils arrivent à la maison pour éviter qu’ils ne s’entassent et avoir à passer des heures à tout ranger. Mais malheureusement des imprévus  ou des distractions viennent perturber leur plan et ils remettent à plus tard ou oublient complètement quel était leur but ce jour là. Très vite, ils se retrouvent avec un tas de papiers à classer.
Un autre exemple…ils ont décidé d’aller courir tous les jours pendant 15 minutes, vraiment déterminés à se remettre en forme en faisant de l’exercice physique, ils ont fait du Jogging tous les jours pendant quelques jours mais, tout à coup, ils abandonnent l’idée.
ça arrive à tout le monde!
En revanche, tout le monde sait bien que d’autres personnes sont, par contre, capables de décider de quelque chose et de réussir.
Si on demande aux personnes “baissant les bras” pourquoi elles n’y sont pas arrivées… Elles vous répondent qu’elles n’avaient pas le temps, qu’elles avaient la flemme, qu’elles étaient malade, qu’elles n’aiment pas faire du sport l’hiver, que quelqu’un leur rend visite à ce moment là …
Prendre une habitude prend du temps et ce n’est pas grave si on ne réussit pas du premier coup.
L’important c’est d’être suffisamment déterminée pour essayer encore, et surtout, essayer de comprendre pourquoi on n’a pas réussi la première fois.
Si nous n’avions pas le temps ou la flemme, peut-être bien qu’un autre moment aurait été plus approprié, peut-être que des facteurs extérieurs ou physiques sont en jeu et que le moment (jour, horaire, moment dans le mois) était mal choisi pour démarrer… Adaptez-vous à votre rythme de vie et rectifiez vos erreurs de planification.
Il est absolument essentiel de comprendre que  former une habitude ne prend pas 1, 2 ou 3 jours. En fait, 21 jours est le temps nécessaire qu’il vous faut pour former une habitude et la garder. En d’autres termes, vous devrez répéter cette chose 21 fois de suite avant que cela ne devienne un automatisme.
Comment faire?
Savoir ce que vous voulez exactement.
Personnellement, j’utilise une fiche cartonnée et je l’installe à l’endroit approprié. J’essaie d’être la plus précise possible.
Voici quelques idées que vous pourriez par exemple afficher au-dessus de l’évier. J’évite de conseiller le frigo, surtout si vous y affichez des dessins, cartes postales, factures…Cette fiche risquerait de passer inaperçue.

• Quand je coupe du pain, je ramasse les miettes tout de suite
• Je nettoie le plan de travail aussitôt
• J’essuie la table immédiatement
• Quand j’ai fini d’utiliser quelque chose (sel, poivre, huile, vianigre, verre, planche…), je le remets à sa place sans attendre….

Commencez par 1 habitude, puis 2, puis 3… jusqu’à 5 maximum.
Planifier 21 jours à l’avance
Etablir une liste des choses sur 21 jours en restant toutefois réaliste sur le temps (minutes)à consacrer à chaque tâche,chaque jour.
Pendant ces 21 jours, à quoi allez-vous vous attaquer en priorité?
Est-ce l’entrée? le salon? la chambre ? la cuisine? les papiers? les repas…

• N’oubliez pas de consacrer du temps à vos distractions!
• Une fois que vous serez à la fin de ces 21 jours, planifiez encore 21 jours et ainsi de suite pendant toute l’année. 

 
Pour conclure… Attention… information importante !

Citation:

La voix intérieure qui vous dit que vous ne réussirez pas à vous organiser est une menteuse !